Бюджетирование в фитнес-клубе: зачем и как?

Бюджетирование в фитнес-клубе: зачем и как?

Я уверен, что вы воспринимаете свой фитнес-клуб, как серьезный бизнес, предполагающий какое-то развитие. А это значит, что вам нужен полный контроль над его финансами. В любом бизнесе для контроля финансового состояния фирмы, финансового планирования, оценки эффективности ведения хозяйственной деятельности, общения с инвесторами,- используется бюджетирование. Бизнес, связанный с фитнесом, не является исключением.

Зачем нужно бюджетирование?

Рассмотрим, какие основные задачи помогает решить бюджетирование и связанные с ним процессы:

  • Контроль доходов и расходов клуба.
  • Контроль движения денежных средств внутри клуба.
  • Управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
  • Оценка эффективности работы менеджмента в выполнении поставленных стратегических задач.
  • Определение прибыльных и убыточных направлений деятельности и подразделений клуба.
  • Выявление ресурсов для увеличения доходов и снижения затрат.
  • Понимание, куда «движется» клуб, сколько средств выделяется на его модернизацию, инновации, капитализацию и пр.
  • Возможность планирования развития клуба, привлечения и возврата инвестиций, кредитных средств.
  • Основа для взаимопонимания между менеджментом клуба и его хозяевами/инвесторами.

Бюджетирование: как построить систему?

Как построить с нуля или реорганизовать существующую систему бюджетирования в фитнес-клубе, чтобы она выполняла свои задачи?

Прежде всего должен быть обеспечен абсолютный и полный учет всех перемещений денежных средств: поступлений (выручка от продаж, поступление кредитных средств и пр.), выплат (оплата услуг и товаров поставщикам, зарплата, возврат кредитных средств и пр.) и внутри клуба (переброска средств между банковскими счетами, счетом и кассой и пр.). По моему опыту, для того, чтобы избежать ошибок и намеренных злоупотреблений со стороны сотрудников, учет должен организовываться с двойной или тройной проверкой. То есть деньги должны двигаться по одним каналам, а информация о них дублироваться по другим. Обнаружение «нестыковок» — основание для перепроверки данных, а при их частом повторении — повод задуматься о добросовестности сотрудника, регулярно допускающего подобные ошибки. Если вы видите, что ошибки возникают систематически на определенных участках,- может понадобиться создавать дополнительные контрольные точки. Однако во всем желательно соблюдать меру и, по возможности, упрощать систему, а не отягощать ее лишними элементами контроля. Как только проблема локализована, ненужные более звенья можно убирать.

Второй важный момент: определение значимых для вас категорий движения средств. По нашему опыту внедрения системы бюджетирования в Спорткомплексе «МЕРИДИАН», категории необходимы внешние (к ним относятся движения средств из клуба и в клуб) и внутренние (переброска средств между счетами, подразделениями, ссуды сотрудникам и пр.). Анализ внешних категорий в определенном периоде дает возможность оценить хозяйственную деятельность клуба. Они могут быть доходными (дебет), расходными (кредит) или предусматривать одновременно доходы и расходы (например покупка и продажа косметических средств для солярия). Внутренние категории практически всегда доходно-расходные, поскольку описывают движение денежных средств внутри клуба и, в основном, нужны для контроля в краткосрочном периоде, а в долгосрочном должны давать нулевое сальдо(разницу между кредитом и дебетом). Список категорий для большинства фитнес-клубов будет типовым, однако, в зависимости от специфики деятельности и задач, определенные категории можно укрупнять либо детализировать.

Важное замечание: все участники бюджетного процесса должны пользоваться одинаковыми категориями и однозначно понимать, какие операции относятся к той или иной категории. Иначе свести бюджет воедино будет трудно или даже невозможно. Для этого составляется и утверждается кодекс категорий бюджетирования. Любая информация о движении средств должна включать в себя категорию операции.

Ключ к вашим доходам и расходам - бюджетирование
Ключ к вашим доходам и расходам — бюджетирование

Третий момент — определение горизонта планирования (периода времени, на какой составляется бюджет), детализации (неделя, месяц, квартал…) и начала/конца бюджетного периода. При определении горизонта следует помнить, что чем больше период планирования, — тем менее точный и более трудновыполнимый бюджет. Если период взять малым, то такой бюджет непоказательный и подвержен сезонным колебаниям. По моему опыту, оптимальным для оперативного планирования деятельности фитнес-клуба является составление бюджета на год с помесячной детализацией с началом периода с 1 января. Некоторые клубы, деятельность которых более подвержена сезонным колебаниям (например танцевальные студии), предпочитают и бюджетирование привязывать к началу нового сезона.

Для общения менеджмента клуба и собственников, если дела в клубе идут хорошо, пригоден обобщенный годовой бюджет без помесячной детализации и с укрупненными категориями. Для анализа «движения» клуба во времени показателен ретроспективный анализ обобщенных годовых бюджетов за несколько последних лет (обычно от двух до пяти). Если планируется реализовать в клубе проект развития, предполагающий крупные инвестиции и последующий их возврат на протяжении нескольких лет, то составляется перспективный бюджет на соответствующий период.

По окончании каждого бюджетного периода составляется отчет План/Факт, показывающий отклонения фактических показателей от плановых в любую сторону. Каждое отклонение более определенной величины должно быть проанализировано и менеджментом должно быть сделано определение: имела ли в данном случае место ошибка планирования, либо отличная/неудовлетворительная работа сотрудников, либо влияние каких-то внешних факторов. На основании данных определений принимаются необходимые управленческие решения.

О том, какие существуют подходы к составлению бюджетов, я расскажу вам в отдельной статье.

Читайте мою страницу в ФБ и вы узнаете, как сделать свой фитнес-клуб прибыльным! Слишком сложно? Обращайтесь ко мне за консультацией!


Ваш Павел Авдокушин